La dematerializzazione documenti si riferisce al processo di trasformazione dei documenti cartacei tradizionali in formati elettronici, eliminando la necessità di documenti fisici e consentendo la gestione digitale delle informazioni. Questo approccio mira a ridurre la dipendenza dai supporti cartacei, migliorare l’efficienza operativa e facilitare l’accesso e la condivisione delle informazioni.
Le principali caratteristiche della dematerializzazione dei documenti includono vari aspetti.
1) Il primo step della dematerializzazione documenti: la digitalizzazione
I documenti cartacei vengono convertiti in formati digitali come file PDF, immagini digitali o altri formati elettronici utilizzando scanner o altri dispositivi di acquisizione. Questo passaggio consente la liberazione fisica da archivi e dal rischio di perdere o rovinare i documenti fisici.
2) Archiviazione digitale
I documenti digitali vengono archiviati in sistemi informatici o soluzioni di gestione documentale. Questo consente un accesso rapido, una migliore organizzazione e la possibilità di eseguire ricerche avanzate, ritrovando subito ciò che si cerca.
3) Flussi di lavoro elettronici
I processi che coinvolgono documenti vengono digitalizzati, consentendo la gestione elettronica, e quindi più agile, dei flussi di lavoro. Questo può includere l’approvazione elettronica, la firma digitale e la distribuzione automatizzata dei documenti. Ciò rende tutto il lavoro molto più smart e fluido.
4) Riduzione dell’uso di carta
L’obiettivo principale è ridurre o eliminare l’uso di documenti cartacei, contribuendo a una maggiore sostenibilità ambientale e riducendo i costi associati alla stampa e alla gestione dei documenti fisici. Questo è un elemento che sta diventando sempre più importante, sia in un’ottica di risparmio dell’azienda, sia per un approccio sempre più green.
5) Dematerializzazione documenti e il tema della sicurezza
La dematerializzazione può includere misure di sicurezza avanzate, come l’accesso protetto e la crittografia, per garantire la confidenzialità e l’integrità delle informazioni digitali. Soprattutto considerato il continuo avanzamento delle tecnologie nel campo della sicurezza digitale.
I vantaggi della dematerializzazione documenti
La dematerializzazione dei documenti è ampiamente adottata in molti settori, dove le aziende devono tenersi sempre più competitive e aggiornate anche a livello tecnologico. Ha diversi vantaggi, tra cui:
- Efficienza operativa. Permette di facilitare la gestione, la ricerca e la condivisione rapida di documenti, migliorando l’efficienza delle operazioni aziendali.
- Risparmio di spazio. Consente di eliminare la necessità di spazio fisico per l’archiviazione di documenti cartacei, riducendo i costi associati all’archiviazione fisica e alla sua manutenzione.
- Accesso remoto. Consente l’accesso alle informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, facilitando il lavoro remoto e migliorando la collaborazione tra team distribuiti.
- Riduzione dei costi. Riduce i costi legati alla stampa, all’archiviazione fisica e alla gestione dei documenti cartacei.
La dematerializzazione dei documenti è un passo significativo verso un ambiente aziendale più digitale, moderno e sostenibile.
I vantaggi di Hoida
Una delle funzioni di Hoida è proprio la digitalizzazione e l’archiviazione dei documenti. Inoltre, trattandosi di un software in cloud, l’archiviazione dei documenti non occupa alcuna memoria dei dispositivi che si utilizzano. Permette di gestire i documenti in cartelle, condividendole con utenti specifici all’occorrenza.
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